Behördenumzug in Hamburg

Ein Behördenumzug mit Alltrans bringt Akten vollständig und nachvollziehbar an den neuen Standort, während der Publikumsverkehr so kurz wie möglich ruht. Dafür braucht es einen festen Ablauf, klare Zuständigkeiten je Fachbereich und eine sichere Lagerung für alles, was nicht sofort gebraucht wird.

Was einen Behördenumzug anders macht

Ein Behördenumzug ist ein Firmenumzug mit drei zusätzlichen Anforderungen. Erstens muss der Ablauf für Vergabestelle und Fachbereiche nachvollziehbar sein, also schriftlich festgehalten. Zweitens enthalten viele Akten personenbezogene Daten, die beim Transport geschützt bleiben müssen. Drittens dürfen Bürgerinnen und Bürger nicht unangekündigt vor verschlossener Tür stehen. An diesen drei Punkten richtet Alltrans die Planung aus.

Was Alltrans bei einem Behördenumzug in Hamburg übernimmt

• Bestandsaufnahme mit Ihren Fachbereichen
• Raum- und Zeitplan, abgestimmt auf Öffnungszeiten und Publikumsverkehr
• Aktenumzug mit nachvollziehbarer Zuordnung von Regal zu Regal
• Einlagerung von Akten in Seecontainern in unserer alarmgesicherten Lagerhalle
• IT und Telefonanlagen, Datensicherung vor dem Abbau durch Ihre IT oder auf Wunsch durch uns
• Möbelabbau, Transport und Aufbau nach Raumplan
• Halteverbotszonen an beiden Standorten
• Projektierung großer Verlagerungen, auch mit Medizintechnik oder Maschinen

Für die Freie und Hansestadt Hamburg zieht Alltrans im Rahmenvertrag Schulen und Bezirksämter um. Zu den öffentlichen und öffentlich geprägten Auftraggebern gehören außerdem DESY, Hamburg Wasser, Hamburger Energienetze und SAGA.

Die Bestandsaufnahme machen wir mit jedem Fachbereich einzeln. Dabei zählen wir Regalmeter, Schränke, Geräte und Arbeitsplätze und klären, was am neuen Standort zuerst stehen muss. Aus diesen Angaben entstehen Raumplan, Reihenfolge und Zeitplan.

Akten: vollständig, zugeordnet, geschützt

Akten sind beim Behördenumzug der empfindlichste Teil. Alltrans packt sie in der Reihenfolge, in der sie im Regal stehen, und kennzeichnet jeden Behälter. Am neuen Standort stellen wir sie in derselben Ordnung wieder ein. So ist am ersten Tag jede Akte auffindbar, ohne dass jemand Behälter öffnen und suchen muss.

Akten, die nicht sofort gebraucht werden, lagern wir in unserer alarmgesicherten Lagerhalle in Hamburg ein. Das betrifft oft Bestände mit laufender Aufbewahrungsfrist, für die am neuen Standort kein Platz mehr ist.

Umzug in Abschnitten

Eine öffentliche Einrichtung kann mit Alltrans in Abschnitten umziehen, damit der Betrieb nicht komplett ruht. Ein Fachbereich nach dem anderen wechselt den Standort, die übrigen bleiben für Bürgerinnen und Bürger erreichbar. Den Zeitplan dafür erstellen wir gemeinsam mit Ihnen, abgestimmt auf Sprechzeiten und Fristen. Je Abschnitt gibt es einen Ansprechpartner auf Ihrer Seite und einen auf unserer.

Welche Bereiche zuerst wechseln, entscheidet die Einrichtung. Oft sind es die Bereiche ohne Publikumsverkehr, damit Sprechstunden am alten Standort weiterlaufen, bis der neue steht. Schließtage lassen sich so je Fachbereich begrenzen und früh ankündigen.